Fattura elettronica: la guida completa

La fattura elettronica è entrata nella vita di ogni partita IVA italiana e, dopo la fase di rodaggio, è diventata semplicemente il modo in cui si fattura. Resta però un meccanismo che molti usano senza capirlo davvero: cosa succede quando si preme "invia", perché una fattura viene rifiutata, quanto a lungo va conservata. Questa guida mette in fila tutto il percorso, dalla natura del documento fino alla conservazione, con l'obiettivo di darti un quadro completo e pratico.

Non è un manuale normativo — per i casi di confine il commercialista resta il riferimento — ma una mappa per capire il sistema e usarlo con consapevolezza. La seguiamo nell'ordine in cui le cose accadono davvero.

Cos'è la fattura elettronica

La fattura elettronica non è un PDF spedito via email: è un file XML strutturato che segue un tracciato ufficiale chiamato FatturaPA. La differenza è sostanziale. Un PDF è un'immagine di un documento, pensata per essere letta da una persona; l'XML è un insieme di dati organizzati, pensato per essere letto da un software.

Dentro l'XML non c'è impaginazione: ci sono campi. Chi emette (il CedentePrestatore), chi riceve (il CessionarioCommittente), il tipo di documento, la data, il numero progressivo, le righe di dettaglio e il riepilogo IVA, dove per ogni aliquota compaiono imponibile e imposta. Il tracciato è lo stesso identico che tu venda a un'azienda, a un privato o alla pubblica amministrazione: cambia il contenuto di alcuni campi, non la struttura.

Questo spiega una cosa che confonde all'inizio: la grafica non conta. Il logo, i colori, il layout della "copia di cortesia" che mandi al cliente non hanno alcun valore fiscale. L'unico documento che conta è l'XML transitato dal Sistema di Interscambio. Se vuoi una spiegazione più discorsiva del viaggio dell'XML, l'articolo su come funziona la fattura elettronica lo racconta passo passo.

Chi è obbligato (e le eccezioni residue)

L'obbligo di fatturazione elettronica, introdotto sulla base del D.Lgs 127/2015, è oggi la regola generale per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Nel tempo la platea si è progressivamente allargata fino a comprendere anche i contribuenti che all'inizio ne erano fuori, come i forfettari: a oggi, per la stragrande maggioranza delle partite IVA, fatturare significa fatturare elettronicamente.

Le eccezioni superstiti sono poche e in via di esaurimento, e riguardano casi particolari più che intere categorie. Un esempio che vale la pena conoscere è quello legato ai dati sanitari: per le prestazioni i cui dati confluiscono nel Sistema Tessera Sanitaria, la disciplina sulla fatturazione elettronica ha seguito regole specifiche, dettate da esigenze di tutela della privacy dei pazienti. Sono situazioni tecniche, soggette ad aggiornamenti: se operi in un ambito che sospetti possa rientrare in un'eccezione, è esattamente il tipo di dubbio da chiarire con il commercialista prima di impostare il ciclo di fatturazione, non dopo.

La regola pratica, per chi non rientra in casi speciali, è semplice: si emette elettronico, sempre.

Come funziona lo SDI

Quando emetti una fattura, questa non viaggia direttamente verso il cliente. Passa dal Sistema di Interscambio (SDI), la piattaforma gestita dall'Agenzia delle Entrate che smista tutte le fatture elettroniche italiane. È l'unica strada: non esiste un canale "diretto" per consegnare una fattura elettronica valida.

Lo SDI svolge due funzioni. La prima è il controllo formale: verifica che il file sia nominato correttamente, che partita IVA e codice fiscale siano formalmente validi, che le aliquote IVA rientrino tra quelle ammesse, che i totali tornino, che l'indirizzo del destinatario esista. Attenzione: sono controlli sulla forma, non sul merito. Lo SDI non sa se hai fatturato l'importo giusto; sa se il file è compilato secondo le regole.

La seconda funzione è la consegna. Superati i controlli, lo SDI recapita la fattura al destinatario attraverso il suo indirizzo telematico, e ti restituisce una notifica. È un sistema a due sensi: le fatture che emetti escono da qui, e quelle che ricevi entrano da qui. Capire lo SDI, quindi, significa capire l'intero ciclo, attivo e passivo.

Emissione: campi, numerazione, termini

Emettere una fattura corretta significa curare tre aspetti.

I campi obbligatori sono quelli che rendono il documento valido: i dati completi di chi emette e di chi riceve, la data, il numero, la descrizione delle operazioni, imponibile, aliquota e imposta per ogni riga, e — dove l'IVA non si applica — il codice che ne indica la ragione (la cosiddetta natura dell'operazione, per esempio nelle operazioni esenti, non imponibili o in reverse charge). Un campo mancante o incoerente è la causa più frequente di scarto.

La numerazione deve essere progressiva e senza salti nell'ambito dell'anno. Non è obbligatorio ripartire da uno ogni anno, ma la serie deve essere ordinata e univoca: è ciò che permette di ricostruire la sequenza delle fatture emesse. Se usi sezionali diversi, ciascuno deve avere la propria progressione coerente.

I termini stabiliscono entro quando la fattura va emessa. Per la fattura immediata la regola generale prevede l'emissione entro un breve numero di giorni dall'effettuazione dell'operazione; per la fattura differita, che riepiloga più consegne documentate nel mese, il termine è tipicamente ancorato al mese successivo. Sono regole con qualche eccezione e con implicazioni sulla liquidazione IVA: sul caso specifico, soprattutto a cavallo di fine mese, conviene allinearsi con il commercialista.

I tipi documento

Ogni fattura porta un codice che ne dichiara la natura: è il tipo documento. Ne esistono parecchi, ma per l'operatività quotidiana ne bastano pochi.

Il TD01 è la fattura ordinaria, quella che emetti nella grande maggioranza dei casi: hai venduto un bene o reso un servizio e lo documenti.

Il TD04 è la nota di credito: serve a stornare, in tutto o in parte, una fattura già emessa — un reso, uno sconto riconosciuto dopo, un errore da correggere. Riduce quanto avevi fatturato, e con esso l'IVA a debito.

Il TD24 è la fattura differita: quella che riepiloga in un unico documento più operazioni verso lo stesso cliente, già accompagnate durante il mese da documenti di trasporto o equivalenti. È comoda per chi consegna spesso e fattura a fine periodo.

Accanto a questi ce ne sono altri di uso meno frequente: il TD02 per le fatture di acconto, e una famiglia di tipi dedicati all'autofattura e al reverse charge (l'integrazione delle fatture in cui l'IVA è assolta dal committente), usati in situazioni specifiche come gli acquisti dall'estero o alcune operazioni tra imprese. Non serve impararli tutti a memoria: serve sapere che esistono, e che quando ti imbatti in un caso fuori dall'ordinario è il momento di verificare quale tipo documento sia corretto, perché sbagliarlo ha effetti sui registri IVA.

Ricezione: codice destinatario e PEC

Dal lato di chi riceve, il meccanismo è lo stesso al contrario. Perché lo SDI sappia dove recapitarti le fatture, deve conoscere il tuo indirizzo telematico, che può assumere due forme.

La prima è il codice destinatario: un codice di sette caratteri assegnato a chi dispone di un proprio canale accreditato con lo SDI, tipicamente attraverso il software o l'intermediario che usa. La seconda è un indirizzo PEC, la posta elettronica certificata, per chi non ha un canale dedicato.

C'è un accorgimento che risolve gran parte della confusione: registrare il proprio indirizzo telematico preferito nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia. Da quel momento lo SDI recapita lì tutte le tue fatture passive, qualunque codice o PEC abbia indicato il fornitore. È il modo per riceverle tutte in un posto solo, invece di rincorrerle. E se il cliente è un privato senza canale telematico, si usa il codice convenzionale 0000000 e la fattura resta comunque disponibile nel suo cassetto fiscale.

Scarti e come rimediare

Dopo l'invio, lo SDI risponde con una notifica. Nella maggior parte dei casi è la ricevuta di consegna: tutto è andato bene, non devi fare nulla. A volte è una mancata consegna: la fattura è valida ed emessa, ma lo SDI non è riuscito a recapitarla (per esempio una PEC piena); resta a disposizione nel cassetto del destinatario, ma tocca a te avvisarlo per altre vie.

Il caso che richiede attenzione è la notifica di scarto. Significa che un controllo formale è fallito e la fattura è stata rifiutata: per lo SDI non è mai stata emessa. La notifica riporta un codice di errore che indica la causa — una partita IVA del cliente non valida, un codice destinatario inesistente, totali che non tornano — e da lì capisci cosa correggere.

La regola d'oro è questa: hai una manciata di giorni dallo scarto per correggere l'errore e ritrasmettere la fattura, mantenendo la data e il numero originari. Così la numerazione resta continua e non ti trovi un progressivo saltato. È un punto delicato: se lasci passare il termine, la fattura risulta non emessa e rischi di fatturare in ritardo. Sui casi di confine — quale data usare, come gestire uno scarto a cavallo di fine mese o fine anno — la verifica col commercialista è d'obbligo.

Conservazione digitale

Emettere e ricevere non basta: la fattura elettronica va conservata a norma. Non è la semplice archiviazione di un file su una cartella del computer, ma un processo tecnico che garantisce nel tempo l'integrità, l'autenticità e la leggibilità del documento, secondo le regole previste per i documenti informatici. L'orizzonte temporale è lungo — le scritture rilevanti si conservano per diversi anni — quindi non è un adempimento da improvvisare.

L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione delle fatture elettroniche, al quale si accede tipicamente previa adesione dall'apposita sezione del portale Fatture e Corrispettivi. In alternativa ci si può affidare a un conservatore o a un gestionale che offra la conservazione a norma. L'importante è che una soluzione ci sia e sia attiva: affidarsi al fatto che "tanto le fatture sono nel cassetto fiscale" non equivale a una conservazione a norma. Su come impostarla per la tua situazione, è un altro tema da chiudere con il commercialista.

Un punto che genera confusione riguarda proprio la differenza tra disponibilità e conservazione. Che le tue fatture siano consultabili nel cassetto, o archiviate sul tuo computer, non significa che siano conservate a norma: la conservazione è un processo con requisiti tecnici precisi, che serve a garantire nel tempo che il documento non sia stato alterato e resti leggibile. È la ragione per cui va attivata consapevolmente, e verificata: scoprire di non aver mai aderito al servizio, o di non aver mai impostato una conservazione, è il tipo di sorpresa che è molto meglio evitare in anticipo che rimediare a posteriori.

Come funziona con Aurea

Con Aurea le fatture attive escono verso lo SDI con il numero progressivo assegnato in automatico, e per ciascuna vedi lo stato della notifica — consegnata, non consegnata, scartata — senza doverla cercare nel portale. Le fatture passive le importi caricando l'XML e le ritrovi accanto ai movimenti dei conti e alle scadenze, pronte per la riconciliazione. Se vuoi il quadro completo delle funzionalità legate al ciclo, c'è la pagina dedicata alla fattura elettronica; e per capire da dove l'Agenzia conserva copia di tutto quello che emetti e ricevi, leggi cos'è il cassetto fiscale. La conservazione a norma e i casi fiscali di confine restano, come sempre, da concordare con il tuo commercialista.