Pagamenti ai fornitori
I fornitori pagati in tempo, sull'IBAN giusto
Le fatture dei fornitori diventano la lista di cosa pagare. Scegli quali saldare, prepari la distinta dei bonifici e la carichi nella tua banca.
Il giorno dei pagamenti di solito va così: apri la PEC per ritrovare le fatture, guardi su un foglio cosa scade, copi l'IBAN dal PDF e ribatti i bonifici uno alla volta nell'home banking. Poi qualcuno chiede se il fornitore di settembre è stato pagato, e si ricomincia a cercare.
In Aurea le fatture dei fornitori arrivano da sole e ognuna diventa una riga della lista Da pagare, con scadenza, importo e IBAN. Filtri per fornitore o categoria, metti un'etichetta a quelle contestate, selezioni quelle da saldare e crei la distinta. Aurea prepara il file dei bonifici da caricare nell'home banking dell'azienda; i bonifici li autorizzi tu, dalla tua banca, come hai sempre fatto. Aurea legge i conti e non può spostare soldi.
Fatti i bonifici, segni pagata la distinta. Se il conto è collegato ad Aurea non serve altro: la distinta resta in attesa finché i bonifici non compaiono fra i movimenti. Se non lo è, alleghi la contabile del bonifico. Chi segna un pagamento non può confermarlo da solo, lo ricontrolla un collega. Al fornitore, se vuoi, mandi la conferma del pagamento con la contabile allegata.
Cosa succede a una fattura del fornitore
- Arriva la fattura
- Da pagare. Entra nella lista con la scadenza, l'importo e l'IBAN del fornitore.
- Decidi di pagarla
- In distinta. La metti in una distinta con le altre da pagare lo stesso giorno dallo stesso conto.
- Fai i bonifici
- Pagata. Segni pagata la distinta. Con il conto collegato la conferma arriva dal movimento in banca, altrimenti dalla contabile.
- Un collega controlla
- Confermata. Apre fattura e contabile e conferma il pagamento. Chi l'ha segnato pagato non può confermarlo da sé.
- L'IBAN in fattura è diverso
- Segnalata. Aurea continua a usare l'IBAN che hai in anagrafica e ti mostra la differenza.
Una lista sola, in ordine di scadenza
Tutto quello che resta da pagare ai fornitori, comprese le scadenze ricorrenti come affitto e abbonamenti, in un elenco da filtrare per fornitore, categoria o etichetta. Le fatture con addebito diretto in conto o ricevuta bancaria restano fuori dalle distinte, così non le paghi due volte.
Il file per la banca
Dalla distinta scarichi il file dei bonifici da caricare nell'home banking aziendale, senza ribattere un IBAN. Se preferisci, scarichi l'elenco con fornitore, IBAN, importo e causale da copiare.
L'IBAN che conosci
Aurea paga sull'IBAN che hai in anagrafica per quel fornitore e non lo cambia da sola. Se una fattura arriva con un IBAN diverso te lo mostra: cambiare l'IBAN su una fattura falsa è il modo più comune di dirottare un bonifico.
Chi prepara e chi controlla
A chi si occupa dei pagamenti puoi dare un accesso solo a questa parte: vede le fatture da pagare e i conti, mentre vendite e cashflow restano chiusi. I pagamenti segnati da una persona li conferma un'altra.