Come funziona la fattura elettronica: SDI, XML e notifiche spiegati semplici

Se hai una partita IVA, la fattura elettronica è il pane quotidiano: dal 2019 (D.Lgs 127/2015) è obbligatoria per quasi tutte le operazioni tra soggetti italiani. Eppure il funzionamento resta oscuro ai più: cosa succede davvero tra il momento in cui premi "invia" e quello in cui il cliente se la trova nel gestionale$1

Il formato: un XML, non un PDF

Quello che emetti non è un documento da stampare, ma un file XML strutturato: il tracciato si chiama FatturaPA ed è lo stesso, identico, che tu venda a un'azienda, a un privato o alla pubblica amministrazione. Dentro non c'è impaginazione, ci sono dati: chi emette (CedentePrestatore) e chi riceve (CessionarioCommittente), il tipo di documento (una fattura ordinaria è TD01, una nota di credito TD04), la data, il numero progressivo, le righe di dettaglio e — soprattutto — il riepilogo IVA, dove per ogni aliquota compaiono imponibile e imposta.

Il PDF che alleghi o mandi via email è solo una stampa di cortesia. Non ha alcun valore fiscale: l'unico documento che conta è l'XML transitato dallo SDI. Per questo la grafica, il logo, i colori non incidono sulla validità: contano la struttura del file e la coerenza dei suoi campi.

Il viaggio attraverso lo SDI

Quando premi "invia", la fattura non va direttamente al tuo cliente. Passa dal Sistema di Interscambio (SDI), la centralina gestita dall'Agenzia delle Entrate che smista tutte le fatture elettroniche italiane. È l'unica strada: non esiste un modo "diretto" per consegnare una fattura elettronica valida.

Lo SDI fa prima una serie di controlli formali. Verifica che il file sia nominato correttamente, che partita IVA e codice fiscale siano formalmente validi, che le aliquote IVA siano tra quelle ammesse, che i totali tornino, che il codice destinatario esista. Sono controlli sulla forma, non sul merito: lo SDI non sa se hai fatturato l'importo giusto, sa se il file è compilato secondo le regole.

Superati i controlli, lo SDI recapita la fattura al destinatario. Come$2 Attraverso l'indirizzo telematico che il cliente ha comunicato: un codice destinatario di sette caratteri (per chi ha un proprio canale accreditato) oppure un indirizzo PEC. Se il cliente è un privato senza canale telematico, si usa il codice convenzionale 0000000 e la fattura finisce solo nel suo cassetto fiscale. E se il cliente ha registrato un indirizzo preferito nel portale Fatture e Corrispettivi, lo SDI usa quello e ignora ciò che hai scritto tu: è il motivo per cui a volte una fattura "arriva" in un posto diverso da quello che ti aspettavi.

Le notifiche: consegna, mancata consegna, scarto

Dopo l'invio, lo SDI ti risponde. Di norma entro cinque giorni ricevi una di queste notifiche, e ognuna vuol dire una cosa diversa.

La ricevuta di consegna (RC) è quella che vuoi: la fattura ha passato i controlli ed è stata recapitata al destinatario. Fine del viaggio, non devi fare nulla.

La mancata consegna (MC) significa che la fattura è valida e fiscalmente emessa, ma lo SDI non è riuscito a recapitarla — per esempio la PEC del cliente era piena, o il canale non era raggiungibile. La fattura non è persa: lo SDI la mette a disposizione nel cassetto fiscale del destinatario. Tocca a te, però, avvisare il cliente per altre vie (una email, la copia di cortesia) che la fattura è disponibile: lui non riceve un sollecito automatico.

La notifica di scarto (NS) è l'unica che richiede un intervento. Vuol dire che un controllo formale è fallito e la fattura è stata rifiutata: per lo SDI non è mai stata emessa. Hai cinque giorni dallo scarto per correggere l'errore e ritrasmettere la fattura, mantenendo la data e il numero originari, così la numerazione resta continua e non salti un progressivo. È un punto delicato: se lasci passare i cinque giorni, la fattura risulta non emessa e rischi di fatturare in ritardo. Sui casi di confine — quale numero usare, come gestire una fattura a cavallo di fine mese — conviene sempre verificare col commercialista.

E le fatture che ricevi$3

Dal lato opposto il meccanismo è lo stesso, ma al contrario. Quando un fornitore ti fattura, l'XML passa dallo SDI e viene recapitato all'indirizzo telematico che ti riguarda. Per riceverle tutte in un posto solo — invece di rincorrerle tra PEC diverse — conviene registrare un codice destinatario o un indirizzo preferito nel portale Fatture e Corrispettivi: da quel momento le tue fatture passive arrivano lì, qualunque cosa scriva il fornitore.

In ogni caso, ogni fattura che ricevi finisce anche nel tuo cassetto fiscale, il portale dell'Agenzia delle Entrate dove viene conservata copia di tutte le fatture elettroniche che ti riguardano, emesse e ricevute. È la tua rete di sicurezza: anche se ti sfugge una notifica, il documento è lì.

Come ti aiuta Aurea

Aurea emette le tue fatture verso lo SDI assegnando in automatico il numero progressivo, e ti mostra lo stato di ogni notifica — consegnata, non consegnata, scartata — senza doverlo cercare nel portale. Le fatture che ricevi le importi caricando l'XML, così le ritrovi accanto ai movimenti e alle scadenze. Se vuoi vedere l'intero flusso in dettaglio c'è la pagina dedicata alla fattura elettronica; per la procedura passo passo, invece, parti dalla guida alla fattura elettronica.