Distinta di pagamento fornitori: come prepararla e pagarla

La distinta di pagamento fornitori è l'elenco dei bonifici che decidi di fare insieme, in un giorno preciso: per ogni riga il fornitore, l'IBAN, l'importo e la fattura che stai pagando. Si prepara partendo dalle fatture in scadenza, si decide cosa pagare guardando la cassa, la approva una persona diversa da chi l'ha preparata e poi va alla banca in un colpo solo, dall'home banking o con un file. Dopo il pagamento, ogni fattura va segnata come pagata.

Cos'è una distinta, in pratica

Molte aziende pagano i fornitori una o due volte al mese, in date fisse. È più ordinato che fare un bonifico ogni volta che arriva una fattura: sai quando escono i soldi, i fornitori sanno quando aspettarli e chi firma i pagamenti lo fa una volta sola, con tutto davanti.

Una riga di distinta contiene almeno:

• nome del fornitore e IBAN;
• importo;
• causale, con numero e data della fattura, così il fornitore capisce cosa stai pagando;
• data di esecuzione.

Nella stessa distinta possono stare anche acconti e pagamenti parziali, purché la causale lo dica chiaramente.

Come si raccolgono le fatture da pagare

Il punto di partenza è lo scadenzario, cioè l'elenco delle fatture ricevute con la loro data di scadenza. Prendi quelle che scadono prima della prossima data di pagamento e, prima di metterle in distinta, controlla per ciascuna che:

• la merce sia arrivata o il servizio sia stato fatto, e l'importo corrisponda all'ordine;
• non ci sia una nota di credito dello stesso fornitore da scalare;
• non sia già stato pagato un acconto o una parte della fattura.

Una fattura contestata resta fuori dalla distinta finché il problema non è risolto. Pagarla e poi chiedere indietro i soldi è molto più lento che aspettare.

Decidere le priorità guardando la cassa

Raramente si paga tutto quello che scade. La distinta è il momento in cui decidi, e la decisione parte dai soldi che hai davvero. Fai il conto in quest'ordine:

1. parti dal saldo disponibile di tutti i conti, senza il fido (la differenza è spiegata in saldo contabile e saldo disponibile);
2. togli le uscite che non puoi spostare nelle prossime settimane, come stipendi, F24 e rate di mutui e leasing;
3. aggiungi solo gli incassi sicuri, lasciando fuori quelli promessi;
4. quello che resta è il budget della distinta.

Se il budget non basta, scegli in base a quanto ti costa ritardare. Prima i fornitori senza cui ti fermi, come materie prime ed energia. Poi quelli con cui il ritardo è già lungo, perché possono chiederti gli interessi di mora. Con chi resta fuori, una telefonata per concordare una nuova data evita solleciti e tensioni. Una previsione di cassa di qualche settimana ti dice se il rinvio è questione di giorni o il segnale di un problema più serio.

Bonifici multipli e file da caricare in banca

Per mandare la distinta alla banca hai due strade.

La prima è l'home banking. Molti home banking per le imprese hanno una funzione per i bonifici multipli, dove inserisci le righe una per una e le firmi tutte insieme. Con poche righe va bene, ma è ricopiando a mano IBAN e importi che nascono gli errori.

La seconda è caricare un file preparato dal gestionale o dal software di tesoreria. In Italia il formato è quello del CBI, il circuito che collega le imprese alle banche per l'home banking aziendale: un file XML basato sullo standard internazionale ISO 20022, lo stesso dei bonifici SEPA. Il file contiene tutte le righe della distinta e la banca le esegue come se le avessi inserite tu.

Per preparare il file serve il codice CUC (Codice Univoco CBI), che identifica la tua azienda come chi dispone i pagamenti nel circuito CBI. Te lo comunica la banca quando attivi l'invio dei bonifici con file: se non ce l'hai, chiedilo alla filiale o all'assistenza per le imprese.

Sui tempi: un bonifico ordinario arriva alla banca del fornitore entro la fine della giornata lavorativa successiva all'ordine. Il bonifico istantaneo arriva in meno di dieci secondi e, per le regole europee, non può costarti più di un bonifico ordinario, ma una volta partito non si può revocare.

La truffa dell'IBAN cambiato

Una delle truffe più insidiose sui pagamenti ai fornitori passa da una semplice email, che sembra del fornitore e dice: "abbiamo cambiato banca, da ora pagate su questo nuovo IBAN". A volte arriva dalla vera casella del fornitore, violata da qualcuno che conosce le fatture aperte e scrive con il tono giusto. Paghi, il fornitore non vede arrivare niente, e quando ve ne accorgete i soldi sono già spariti.

Le difese sono semplici:

• nessun IBAN si cambia sulla base di una email, nemmeno se sembra autentica;
• per verificare, telefona al fornitore a un numero che avevi già, mai a quello scritto nella email;
• in distinta, segnala ogni IBAN diverso da quello dell'ultimo pagamento allo stesso fornitore, perché chi approva lo controlli.

Dal 9 ottobre 2025 c'è un aiuto in più, la verifica del beneficiario. Prima che tu autorizzi un bonifico SEPA, ordinario o istantaneo, la banca controlla che l'IBAN corrisponda al nome del beneficiario che hai scritto e ti dice se c'è corrispondenza, corrispondenza parziale, nessuna corrispondenza o se la verifica non è possibile. Se il nome non corrisponde puoi comunque procedere, ma il rischio è tuo.

Con le distinte però la verifica può mancare. Un'impresa può rinunciarvi per i pagamenti multipli, e sui bonifici mandati con un file, dove non c'è uno schermo su cui mostrarti l'esito, la banca può non farla. Chiedi alla tua banca come funziona per le tue distinte: se la verifica non c'è, il controllo dell'IBAN resta tutto in mano vostra.

Il doppio controllo tra chi prepara e chi autorizza

La regola di base è che chi prepara la distinta non sia anche chi la autorizza. Chi prepara raccoglie le fatture, controlla gli importi e compone le righe. Chi autorizza, di solito il titolare o un amministratore, guarda la distinta finita e si chiede se il totale è coerente con la cassa prevista, se ci sono fornitori nuovi o IBAN cambiati e se sono stati verificati, se qualche fattura compare due volte o era già in una distinta precedente.

Molti home banking per le imprese permettono di separare chi inserisce i bonifici da chi li firma. Vale la pena usare questa possibilità anche se in azienda siete in due: una seconda persona che guarda la distinta per due minuti costa poco e ferma sia gli errori di battitura sia le truffe.

Segna il pagamento sulla fattura

Quando la banca ha eseguito i bonifici, ogni fattura pagata va chiusa nello scadenzario, con la data e l'importo. Se il pagamento era parziale, la fattura resta aperta per la differenza.

Saltare questo passo costa caro più avanti. La fattura risulta ancora da pagare, rischia di finire nella distinta successiva e, quando il fornitore ti sollecita, non hai una risposta pronta. Il controllo finale è abbinare ogni bonifico uscito dal conto alla fattura che paga: è la riconciliazione bancaria, e se la fai a ogni distinta richiede pochi minuti.

Come ti aiuta Aurea

In Aurea vedi cosa pagare e quando, partendo dalle scadenze delle fatture ricevute. Prepari la distinta dei bonifici, scarichi il file da caricare in banca e tieni separati chi prepara e chi paga, con un doppio controllo prima dell'invio. Quando il bonifico compare sul conto, si abbina alla fattura. Trovi i dettagli nella pagina sui pagamenti ai fornitori.