Shopify e fattura elettronica: cosa emettere per ogni ordine

Aprire un negozio su Shopify è questione di un pomeriggio. Capire come documentare gli ordini per il fisco italiano richiede un po' di più. Shopify gestisce catalogo, carrello, pagamenti e spedizioni, ma la fattura elettronica italiana non la fa, e non ti dice quando serve, quando basta lo scontrino e quando non serve nessuno dei due.

Ecco come ragionare, ordine per ordine.

Shopify non manda le fatture all'Agenzia

Dopo un acquisto Shopify manda al cliente la conferma d'ordine, e diverse app aggiungono una "fattura" in PDF. Sono documenti utili al cliente, ma non sono fatture elettroniche. In Italia la fattura valida è un file che passa dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate: finché non ci passa, per il fisco non esiste.

Molti negozi risolvono esportando gli ordini a fine mese e passandoli al commercialista, o con un'app di fatturazione che si paga a documento. Funziona, ma sposta il problema: qualcuno deve comunque decidere, ordine per ordine, che documento fare.

Ordini online: quando serve la fattura

La regola dipende da chi compra.

Un'azienda o un professionista riceve sempre la fattura elettronica, intestata alla sua partita IVA, con il codice destinatario o la PEC per recapitarla. Shopify questi dati non li chiede da solo: devi aggiungere al carrello un campo per la partita IVA, o usare un'app che lo fa. Il valore finisce negli attributi dell'ordine, dove il tuo software di fatturazione lo può leggere.

Un privato che chiede la fattura la riceve intestata al suo codice fiscale. La richiesta va fatta entro il momento del pagamento, quindi anche qui serve un campo nel carrello, facoltativo.

Un privato che non chiede la fattura è la grande maggioranza degli ordini di un e-commerce. E qui arriva la buona notizia.

Niente scontrino per la merce spedita

Quando vendi online un prodotto e lo spedisci a un privato, la legge tratta l'operazione come una vendita per corrispondenza. Non devi fare la fattura, se il cliente non la chiede, e non devi emettere lo scontrino. Devi però annotare ogni giorno il totale degli ordini pagati nel registro dei corrispettivi, distinto per aliquota IVA, entro il giorno non festivo successivo. Non c'è niente da trasmettere all'Agenzia: il registro serve per calcolare l'IVA del periodo.

Qualcuno sceglie di emettere comunque uno scontrino anche per gli ordini online: è una scelta da valutare col commercialista, non un obbligo.

Il negozio fisico con Shopify POS

Le cose cambiano quando vendi al banco, nel tuo negozio, anche se incassi con Shopify POS. La vendita in negozio a un privato richiede il documento commerciale, cioè lo scontrino elettronico: i corrispettivi vanno memorizzati e trasmessi all'Agenzia, con un registratore telematico o con la procedura web che l'Agenzia mette a disposizione. Shopify POS da solo non lo fa.

Lo stesso negozio, quindi, può avere due regimi: gli ordini del sito nel registro dei corrispettivi, le vendite al banco con lo scontrino. Tenerli separati è importante, per non contare la stessa vendita due volte nell'IVA.

Annulli, rimborsi e resi

Un ordine annullato o rimborsato non si cancella: si storna il documento che avevi fatto.

• Se c'era una fattura, emetti una nota di credito collegata, per l'importo rimborsato.
• Se l'incasso era nel registro dei corrispettivi, registri il rimborso in diminuzione nel giorno in cui lo fai.
• Se c'era uno scontrino, si fa l'annullo (se la vendita salta per intero) o il reso (se torna indietro solo una parte).

Dimenticarsi dello storno è l'errore più costoso, perché l'IVA resta dichiarata su soldi che hai restituito.

Vendite all'estero

Se spedisci in altri Paesi europei, le regole cambiano. A un'azienda con partita IVA europea valida, di regola, si fattura senza IVA italiana. Ai privati, superati i 10.000 euro l'anno di vendite a distanza in tutta l'Unione, si applica l'IVA del Paese del cliente, da versare col regime OSS. Fuori dall'Unione entrano in gioco dogane ed esportazioni. Sono impostazioni da decidere una volta col commercialista, prima che arrivino gli ordini.

Un ordine, una domanda

Per ogni ordine Shopify, quindi:

• partita IVA italiana: fattura elettronica;
• privato che chiede la fattura: fattura elettronica al codice fiscale;
• privato online, merce spedita: riga nel registro dei corrispettivi;
• vendita al banco con Shopify POS: scontrino elettronico;
• annullo o rimborso: storno del documento;
• cliente estero: regola da decidere col commercialista.

Come ti aiuta Aurea

Aurea si collega al tuo negozio Shopify e, per ogni ordine pagato, fa da sola il documento giusto: la fattura elettronica alle aziende e a chi la chiede, la riga nel registro dei corrispettivi per i privati online, lo storno se annulli o rimborsi. Lo scontrino per le vendite in negozio con Shopify POS è in arrivo. Come funziona lo trovi nella pagina sulla fattura elettronica per Shopify. Se incassi anche con Stripe, c'è lo stesso per Stripe.