Fattura elettronica pubblica amministrazione: come si fa

La fattura elettronica alla pubblica amministrazione passa dallo SDI, il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, come quella tra aziende, ma con qualche regola in più. Al posto del codice destinatario indichi il codice univoco ufficio dell'ente, di sei caratteri, che trovi nell'Indice delle pubbliche amministrazioni (IPA). Servono il CIG e, quando c'è, il CUP. Il file va firmato digitalmente, e l'ente ha 15 giorni per accettare o rifiutare la fattura. Quasi sempre si applica lo split payment, quindi incassi l'imponibile senza l'IVA.

Con la PA l'obbligo è arrivato prima che tra privati: dal 6 giugno 2014 per ministeri, agenzie fiscali ed enti di previdenza, dal 31 marzo 2015 per tutte le altre amministrazioni. Una fattura alla PA su carta o solo in PDF non vale.

Il codice univoco ufficio

Ogni ente registra nell'IPA (indicepa.gov.it) gli uffici che ricevono le fatture, e a ciascuno il sistema assegna un codice univoco di sei caratteri alfanumerici. Lo trovi nella sezione dedicata alla fatturazione elettronica: cerchi l'ente per nome o per codice IPA e apri l'elenco dei suoi uffici. Non confonderlo con il codice IPA dell'ente, che identifica l'amministrazione nel suo insieme.

Un ente può avere più uffici di fatturazione, per esempio uno per ogni settore di un comune. Quello giusto di solito è scritto nell'ordine, nel contratto o nella determina; se non lo trovi, chiedilo all'ufficio che ti ha affidato il lavoro prima di emettere.

Nel file la fattura alla PA usa il formato di trasmissione FPA12, quella ai privati FPR12. Se su una fattura FPA12 metti un codice di sette caratteri, lo SDI la scarta (codice 00427). Di solito il software sceglie il formato da solo quando indichi che il cliente è una PA.

CIG e CUP

Il CIG (codice identificativo di gara) identifica l'affidamento e serve a tracciare i pagamenti pubblici. Il CUP (codice unico di progetto) identifica un progetto di investimento pubblico, come un'opera o un intervento finanziato, e c'è solo in quei casi. Te li dà l'ente: li trovi nell'ordine, nel contratto o nella determina.

Contano perché la legge lega a loro il pagamento. L'articolo 25 del DL 66/2014 vieta alle amministrazioni di pagare le fatture prive di CIG e CUP quando sono richiesti. Nel file vanno nei dati dell'ordine di acquisto o del contratto, nei campi CodiceCIG e CodiceCUP. Se fatturi a una regione o a un ente locale, indica anche numero e data della determina di impegno di spesa: se mancano, l'ente può rifiutare la fattura.

La firma digitale

Le fatture alla PA vanno firmate con firma elettronica qualificata, cioè con un certificato rilasciato da un certificatore riconosciuto. Lo SDI accetta i formati CAdES (il file .xml.p7m) e XAdES. Per le fatture tra aziende la firma è facoltativa; per quelle alla PA, se manca o se il certificato è scaduto o revocato, lo SDI scarta il file. Molti software firmano in automatico al momento dell'invio.

Accettazione, rifiuto e decorrenza termini

Dopo la consegna, l'ente ha 15 giorni per mandarti attraverso lo SDI una notifica di esito, di accettazione o di rifiuto. Non è obbligato a farlo. Se in 15 giorni non risponde, lo SDI manda a te e all'ente una notifica di decorrenza termini: il giro della fattura nel sistema si chiude, senza che questo voglia dire che la fattura è stata accettata.

Dal 6 novembre 2020 (decreto MEF 24 agosto 2020, n. 132) la PA può rifiutare una fattura solo in questi casi:

• l'operazione non è stata fatta a favore di quell'ente;
• il CIG o il CUP mancano o sono sbagliati, quando sono obbligatori;
• manca o è sbagliato il codice di repertorio dei dispositivi medici;
• manca o è sbagliato il codice AIC dei farmaci, o la quantità corrispondente;
• per regioni ed enti locali, mancano o sono sbagliati numero e data della determina di impegno di spesa.

Il rifiuto deve indicare il motivo, e non è ammesso quando l'errore si può sistemare con una nota di variazione. Se ricevi un rifiuto, correggi il dato indicato. Come regolarizzare la fattura, con una nota di credito e una fattura nuova o in altro modo, decidilo col commercialista, perché dipende dal motivo.

Il rifiuto è diverso dallo scarto. Lo scarto lo decide lo SDI prima della consegna, e la fattura è come se non fosse mai partita: lo trovi spiegato nell'articolo su cosa fare con una fattura scartata. Se invece la consegna non riesce, lo SDI contatta l'ente e riprova; dopo dieci giorni senza esito ti manda un'attestazione con cui puoi recapitare la fattura per altre vie.

Lo split payment, in breve

Con la maggior parte delle amministrazioni la fattura si fa in split payment, o scissione dei pagamenti. Indichi l'IVA come sempre e scrivi "scissione dei pagamenti", ma l'ente ti paga solo l'imponibile e versa lui l'IVA all'Erario: su una fattura da 10.000 euro più IVA al 22%, sul conto ti arrivano 10.000 euro. Ne sono esclusi, tra gli altri, i professionisti i cui compensi subiscono la ritenuta d'acconto. L'Unione europea ha autorizzato il meccanismo fino al 30 giugno 2029. Chi vi è soggetto, cosa scrivere e cosa comporta per la cassa lo trovi nell'articolo su come funziona lo split payment.

Quando paga la PA

Le regole sono nel D.Lgs. 231/2002. La PA deve pagare entro 30 giorni dal ricevimento della fattura; per gli enti del Servizio sanitario nazionale il termine è di 60 giorni. Le parti possono concordare un termine più lungo solo per iscritto e solo se la natura del contratto lo giustifica, e comunque mai oltre i 60 giorni. I giorni sono di calendario. Se la fattura arriva prima della verifica di conformità della fornitura, il termine parte dalla verifica.

Se l'ente paga in ritardo, sulla somma maturano gli interessi di mora previsti dallo stesso decreto: come si calcolano lo spiega l'articolo sugli interessi di mora.

Per la tua cassa, conta la scadenza a 30 o 60 giorni dalla consegna e, in split payment, l'importo senza IVA. Se metti in previsione il totale della fattura, aspetti soldi che non arriveranno.

Come ti aiuta Aurea

Aurea emette le fatture alla pubblica amministrazione, anche con split payment e bollo, e le manda lei all'Agenzia delle Entrate, mostrandoti consegne e scarti. Ogni fattura crea la sua scadenza nello scadenzario e, quando l'ente paga, il bonifico si abbina alla fattura, così vedi quali fatture sono ancora da incassare.