Budget di tesoreria: cos'è e come costruirlo in una PMI

Il budget di tesoreria è la previsione degli incassi e dei pagamenti dell'azienda per i prossimi mesi, di solito dodici, divisi mese per mese. Serve a sapere in anticipo in quali mesi la liquidità ti mancherà e quanta te ne servirà. Il budget economico invece prevede ricavi e costi, e quindi l'utile: parte dagli stessi numeri ma li mette nel mese in cui maturano, mentre il budget di tesoreria li mette nel mese in cui i soldi si muovono.

Budget economico e budget di tesoreria

Il budget economico risponde alla domanda "l'anno prossimo guadagnerò$1". Mette in fila ricavi e costi per competenza: la vendita di dicembre è un ricavo di dicembre anche se il cliente paga a febbraio, e un macchinario pesa solo per la sua quota di ammortamento.

Il budget di tesoreria risponde a un'altra domanda: "avrò i soldi per pagare$2". Prende gli stessi numeri e li sposta nel mese in cui diventano soldi veri. E aggiunge voci che nel conto economico non compaiono, come l'IVA, la quota capitale delle rate, il prezzo pieno degli investimenti, i finanziamenti ricevuti e i prelievi dei soci. Per questo un budget economico in utile può convivere con mesi in cui la cassa va sotto zero, come raccontiamo in utile ma non ho soldi.

Che orizzonte usare

Per una PMI lo schema più pratico ha due livelli.

Il primo copre i prossimi 12 mesi, mese per mese. È l'orizzonte delle scelte: stagionalità, investimenti, rate, imposte. Dodici mesi è anche il periodo che indica il Codice della crisi d'impresa (D.Lgs. 14/2019, art. 3): gli assetti dell'impresa devono permettere di verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità almeno per i dodici mesi successivi.

Il secondo copre le prossime 13 settimane, settimana per settimana. Un mese è troppo largo per vedere i problemi vicini: stipendi, F24 e fornitori possono cadere nella stessa settimana, mentre gli incassi arrivano a fine mese. Tredici settimane fanno un trimestre, abbastanza lontano per avere il tempo di reagire e abbastanza vicino da prevederlo con precisione. Ogni settimana togli quella passata e ne aggiungi una in fondo.

Come costruirlo

1. Parti dai dati che hai: il budget economico, se c'è, oppure incassi e pagamenti dell'anno scorso mese per mese, presi dagli estratti conto.
2. Trasforma i ricavi in incassi. Per ogni gruppo di clienti usa i tempi di pagamento reali, non quelli scritti in fattura: se in media incassi a 75 giorni, il fatturato di gennaio entra fra fine marzo e metà aprile. Aggiungi l'IVA, che i clienti pagano a te.
3. Trasforma i costi in pagamenti: fornitori con i loro termini, stipendi con tredicesima e contributi, affitto e spese ricorrenti, con l'IVA dove c'è.
4. Aggiungi le voci che non sono costi né ricavi: quota capitale delle rate, investimenti, versamenti di IVA e imposte, finanziamenti che ti aspetti di ricevere, prelievi o dividendi.
5. Calcola il saldo: saldo iniziale più incassi meno pagamenti, mese dopo mese.
6. Fissa una soglia minima, per esempio un mese di uscite fisse, e segna i mesi in cui ti ci avvicini.

Se lo tieni in un foglio di calcolo, struttura e formule sono nell'articolo sulla previsione dei flussi di cassa in Excel.

Il confronto con il consuntivo

Un budget che non confronti con la realtà ti serve una volta sola. A fine mese metti accanto a ogni riga quanto è entrato o uscito davvero e guarda le differenze più grandi. Per ognuna chiediti se è solo uno spostamento di date, come il cliente che ha pagato il 3 del mese dopo invece del 28, o un importo che non tornerà, come un cliente perso o un costo nuovo. Gli spostamenti si correggono spostando la riga. Le differenze vere cambiano anche i mesi successivi.

Poi aggiorna. Il mese chiuso esce, se ne aggiunge uno in fondo e i mesi davanti restano sempre dodici. Il saldo di partenza è quello vero della banca, non quello che avevi previsto. Dopo qualche mese scopri anche dove sbagli di solito, per esempio sui tempi di incasso, e puoi correggere le stime alla radice.

Il budget di tesoreria con la banca

Quando chiedi un fido o un finanziamento, la banca guarda il bilancio, che racconta il passato. Il budget di tesoreria mostra il futuro e ti aiuta a chiedere la cosa giusta:

• quanto ti serve: il punto più basso del saldo previsto, più un margine;
• per quanto tempo: se il buco dura due mesi per la stagionalità, ti serve un fido o un anticipo fatture; se dura perché stai investendo, un finanziamento a medio termine;
• come restituisci: i mesi in cui il saldo risale mostrano da dove arrivano i soldi per rientrare.

Presentarti con questi numeri, e con il confronto fra budget e consuntivo dei mesi passati, mostra che conosci la tua cassa. Ti evita anche di chiedere troppo poco e dover tornare in banca dopo tre mesi, o di chiedere la forma di credito sbagliata.

Il Codice della crisi d'impresa (art. 3, comma 4) considera un segnale d'allarme, fra gli altri, le esposizioni verso le banche scadute da più di 60 giorni o oltre il limite del fido da almeno 60 giorni, quando valgono almeno il 5% del totale delle esposizioni. Le 13 settimane del budget servono anche a vedere in anticipo se rischi di arrivarci.

Come ti aiuta Aurea

Aurea copre la parte vicina del budget. Collega i conti in banca in sola lettura, aggiorna saldi e movimenti più volte al giorno e mostra il saldo previsto dei prossimi 90 giorni per categoria, a partire dalle scadenze di fatture emesse, fatture ricevute e spese ricorrenti. Quando un movimento arriva si abbina alla sua fattura, e sai cosa è stato incassato e pagato davvero. Per i dodici mesi resta il tuo foglio; le prossime settimane le trovi nel cashflow previsionale.