Utile ma non ho soldi: perché bilancio e banca non tornano

Se il bilancio dice utile e in banca non ci sono soldi, quasi sempre il motivo è che utile e cassa contano cose diverse in momenti diversi. L'utile mette a confronto ricavi e costi dell'anno, anche quelli non ancora incassati o pagati. La banca registra solo i soldi che entrano ed escono davvero. In mezzo ci sono i clienti che non hanno ancora pagato, la merce in magazzino, la parte delle rate che restituisce il prestito, gli investimenti, l'IVA e le imposte.

Competenza e cassa

Il conto economico segue il principio di competenza: una vendita conta come ricavo quando la fai, un costo quando lo sostieni, a prescindere da quando si muovono i soldi. La banca segue la cassa. Finché clienti e fornitori pagano subito le due cose quasi coincidono, ma appena paghi prima di incassare, o compri oggi qualcosa che userai per anni, si allontanano. I concetti di base sono nell'articolo su cos'è il cash flow.

I clienti che non ti hanno ancora pagato

Una fattura emessa a novembre con pagamento a 90 giorni è un ricavo di quest'anno e un incasso dell'anno prossimo. Se il fatturato cresce, crescono anche i crediti verso i clienti, e ogni euro di crediti in più è un euro di utile che in banca non vedi. Lo stesso vale per chi paga in ritardo: nel bilancio la sua fattura è un ricavo come le altre, anche se i soldi non sono mai arrivati.

Il magazzino

La merce comprata e non ancora venduta non è un costo dell'anno: resta in bilancio come rimanenza. In banca, però, l'hai già pagata. Se aumenti le scorte per avere più scelta o per spuntare un prezzo migliore, l'utile non cambia e la liquidità cala dell'intero valore della merce in più.

Le rate del finanziamento

Ogni rata di un mutuo o di un finanziamento ha due parti. Gli interessi sono un costo e abbassano l'utile. La quota capitale invece è la restituzione del prestito: non entra nel conto economico, eppure esce dal conto corrente insieme al resto della rata. Con una rata da 2.000 euro al mese, di cui 1.800 di capitale, a fine anno hai 21.600 euro in meno in banca che il bilancio non mostra fra i costi.

Investimenti e ammortamenti

Un macchinario da 50.000 euro che userai per dieci anni non pesa tutto sull'utile dell'anno in cui lo compri. Entra nei costi un pezzo alla volta, con l'ammortamento: per semplicità, 5.000 euro l'anno. Se lo paghi subito, però, i 50.000 euro escono dal conto in un giorno. Il primo anno l'utile sente 5.000 euro di costo e la banca 50.000. Negli anni seguenti succede il contrario: l'ammortamento abbassa l'utile senza che esca un euro.

IVA e imposte

L'IVA che incassi dai clienti non è un ricavo. Resta sul conto fino alla liquidazione e poi la versi, al netto di quella pagata ai fornitori. Se la tratti come soldi tuoi, rischi di spenderla prima della scadenza. Di regola, poi, l'IVA di una fattura emessa la versi anche se il cliente non ti ha ancora pagato, salvo regimi particolari come l'IVA per cassa, se ne hai i requisiti.

Le imposte sui redditi seguono un calendario sfasato: il saldo di un anno si paga l'anno dopo, di regola insieme al primo acconto dell'anno in corso. Dopo un anno buono, quindi, arriva un'uscita più alta di quanto ti aspetti, magari proprio mentre il lavoro rallenta. Date e importi li conosce il commercialista; un riepilogo delle scadenze è in scadenze fiscali per le PMI.

Un esempio con i numeri

Una piccola impresa chiude l'anno con 60.000 euro di utile. A gennaio aveva 50.000 euro in banca, a dicembre ne ha 9.000. Ecco dove sono finiti i soldi:

L'ammortamento si somma perché è già stato tolto dall'utile senza che i soldi uscissero. Per semplicità l'esempio suppone che le imposte pagate nell'anno siano pari a quelle di competenza e che l'IVA sia in pari: nella realtà anche queste due voci spostano migliaia di euro. Ogni riga viene da una scelta sensata; il problema nasce quando nessuno ha calcolato prima quanta cassa sarebbe rimasta a fine anno.

Cosa fare

• Chiedi al commercialista di leggere con te il rendiconto finanziario, il prospetto che spiega voce per voce perché la liquidità è cambiata. Se il tuo bilancio non lo prevede, fatti fare almeno il conto della tabella qui sopra.
• Tieni sotto controllo i crediti. Uno scadenzario degli incassi e solleciti puntuali accorciano la distanza fra utile e cassa; trovi tre modelli in sollecito di pagamento fac simile.
• Finanzia gli investimenti lunghi con debiti lunghi. Un macchinario che dura dieci anni pagato con la liquidità di tutti i giorni ti toglie il margine per stipendi e fornitori.
• Metti da parte IVA e imposte man mano che incassi, su un conto separato o almeno in una riga della previsione.
• Guarda la cassa in avanti con un budget di tesoreria: ti mostra con mesi di anticipo il punto in cui utile e banca si separano.

Come ti aiuta Aurea

Aurea mette in un'unica vista i saldi di tutti i conti collegati e le scadenze delle fatture emesse e ricevute, e mostra il saldo previsto dei prossimi 90 giorni per categoria: vedi quanto ti devono i clienti, quanto devi ai fornitori e quando. Il quadro IVA ti dice quanto dovrai versare. Come funziona la previsione lo trovi nella pagina sul cashflow previsionale.