Previsione flussi di cassa Excel: il foglio passo per passo

Una previsione dei flussi di cassa in Excel è una tabella con i mesi, o le settimane, in colonna e, in riga, il saldo di partenza, le entrate e le uscite previste. Il saldo finale di ogni periodo diventa il saldo iniziale del successivo, e così vedi in anticipo in quale mese il conto rischia di andare sotto. Per impostarla ti bastano un paio d'ore e documenti che hai già: estratti conto, fatture aperte, contratti, calendario delle tasse.

Perché conviene farla è spiegato nell'articolo su cos'è il cash flow; qui trovi come costruirla.

Mesi o settimane

Scegli il periodo in base a quanto è tesa la cassa. Se hai margine, i mesi bastano e puoi guardare avanti un anno. Se il conto sta spesso vicino allo zero ti servono le settimane. In un mese stipendi, F24 e fornitori possono cadere tutti a metà mese, mentre gli incassi arrivano alla fine: la colonna mensile mostra un saldo positivo che a metà mese non c'è. Molte aziende tengono tutte e due le viste, dodici mesi per mese e le prossime 13 settimane, cioè un trimestre visto da vicino.

Passo 1: il saldo iniziale

Parti dal saldo di oggi preso dalla banca, non da quello del gestionale. Se hai più conti, sommali tutti, compresi quelli che usi poco. Il fido non va nel saldo: mettilo in una riga separata in fondo, così vedi quanto margine ti resta senza confonderlo con i soldi tuoi.

Passo 2: le entrate

Elenca le fatture emesse e non ancora incassate e mettile nel mese in cui prevedi di incassarle. Usa la scadenza corretta con l'abitudine del cliente: se paga sempre con 20 giorni di ritardo, sposta la sua fattura di 20 giorni. Poi aggiungi, in una riga separata, le vendite probabili che non hai ancora fatturato, così sai quanta parte della previsione è certa e quanta è stima.

Gli incassi vanno messi IVA compresa, perché è quella la cifra che arriva sul conto. Fanno eccezione le fatture con ritenuta d'acconto e quelle alla Pubblica Amministrazione in split payment, dove incassi meno del totale.

Passo 3: le uscite certe

Le uscite si prevedono meglio, perché hanno una data fissa o le decidi tu. Mettile in righe separate:

• fatture dei fornitori da pagare, alla loro scadenza;
• stipendi e contributi, con la tredicesima a dicembre e la quattordicesima se il tuo contratto collettivo la prevede;
• rate di finanziamenti e leasing, per l'importo intero della rata;
• investimenti già decisi, nel mese in cui li paghi.

Passo 4: le spese ricorrenti

Affitto, utenze, assicurazioni, software, telefono, commercialista. Si ripetono con importi simili e basta copiarle in avanti. Fai attenzione a quelle che non sono mensili, come l'assicurazione pagata una volta l'anno o un canone semestrale: sono le uscite che una previsione fatta di fretta dimentica.

Passo 5: IVA e tasse

L'IVA che incassi dai clienti va versata allo Stato, al netto di quella che hai pagato sui tuoi acquisti. Se la liquidi ogni mese, la versi entro il 16 del mese successivo. Se la liquidi a trimestre, le scadenze sono il 16 maggio, il 20 agosto e il 16 novembre, e il quarto trimestre si versa entro il 16 marzo dell'anno dopo. Metti una riga "IVA" con l'importo stimato in quei mesi; il calcolo è spiegato in liquidazione IVA mensile e trimestrale.

Le imposte sui redditi, con saldi e acconti, e i contributi del titolare hanno date e importi che conosce il commercialista. Chiedigli il calendario dei versamenti dell'anno e riportalo nel foglio, mese per mese.

Passo 6: le formule

Con le righe al loro posto, le formule sono poche:

• totale entrate e totale uscite del mese, con SOMMA;
• saldo finale = saldo iniziale + totale entrate - totale uscite;
• saldo iniziale del mese dopo = saldo finale del mese prima.

Conviene tenere l'elenco delle scadenze in un foglio a parte, con data, descrizione, importo e categoria, e riempire il prospetto con SOMMA.PIÙ.SE, che somma gli importi di una categoria compresi fra due date. Così aggiorni solo l'elenco e il prospetto si ricalcola. Con la formattazione condizionale colora di rosso i saldi sotto una soglia che decidi tu, per esempio un mese di uscite fisse.

Un esempio

Ecco la previsione di quattro mesi di una piccola azienda di servizi, in euro:

Il conto non va mai sotto zero, ma a febbraio restano 8.500 euro, poco più di metà degli stipendi di un mese. Basta che un cliente da 10.000 euro paghi a marzo invece che a febbraio per andare in rosso. Saperlo a novembre ti lascia tre mesi per sollecitare, spostare un pagamento o parlare con la banca.

Gli errori più comuni

• Mettere le fatture alla data di emissione invece che a quella in cui verranno pagate.
• Usare gli importi senza IVA per incassi e pagamenti, e poi dimenticare il versamento dell'IVA.
• Credere alle scadenze scritte in fattura anche per i clienti che pagano sempre tardi.
• Dimenticare le uscite rare: tredicesima, assicurazioni annuali, saldo delle imposte.
• Confondere costi e uscite. L'ammortamento è un costo che non fa uscire soldi, la quota capitale della rata fa uscire soldi senza essere un costo. Se il bilancio è in utile e la cassa no, spesso il motivo è questo: lo spieghiamo in utile ma non ho soldi.
• Non confrontare mai la previsione con il saldo vero. A fine mese guarda di quanto hai sbagliato e perché, e correggi le stime dei mesi dopo.

Quando Excel non basta più

Excel funziona finché la previsione la tiene una persona sola, su un conto, con poche decine di movimenti al mese. Questi sono i segnali che non regge più:

• passi più tempo a copiare movimenti dagli estratti conto che a leggere la previsione;
• hai più conti in banche diverse e quando finisci di sommarli il saldo iniziale è già vecchio;
• girano più versioni del file, "previsione_def_v3.xlsx" e simili, e nessuno sa qual è quella buona;
• fatture già incassate restano nel foglio come da incassare, perché nessuno le ha spuntate.

Come ti aiuta Aurea

Aurea parte dal saldo reale dei conti collegati, che si aggiorna da solo più volte al giorno, e mostra il saldo previsto dei prossimi 90 giorni per categoria, a partire dalle scadenze delle fatture emesse e ricevute e da quelle ricorrenti come affitto e stipendi. Quando un incasso arriva in banca si abbina alla sua fattura e la previsione si aggiorna. Per l'orizzonte di dodici mesi il foglio resta utile; i prossimi tre mesi li trovi già pronti nel cashflow previsionale.