Nota di credito fattura elettronica: quando e come si fa

La nota di credito è il documento con cui riduci o annulli una fattura che hai già emesso. Nella fattura elettronica è un file come gli altri, con tipo documento TD04, che passa dallo SDI (il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate) e richiama numero e data della fattura da correggere. Si usa quando il cliente rende la merce, quando concedi uno sconto previsto dal contratto, quando la fattura contiene un errore o non andava fatta. Se invece l'importo deve salire, il documento giusto è la nota di debito.

Perché una fattura inviata non si cancella

Quando lo SDI consegna la fattura al cliente, o la mette a disposizione nella sua area riservata perché non è riuscito a recapitarla, la fattura è emessa e non la puoi più ritirare. Una copia resta all'Agenzia e una nel cassetto fiscale del cliente, e l'IVA entra nella tua liquidazione.

Neppure il cliente può rifiutarla. Tra aziende private lo SDI non prevede il rifiuto: chi riceve una fattura per merce mai arrivata può contestarla solo scrivendoti o telefonandoti, fuori dal sistema, come chiarisce l'Agenzia nelle FAQ sulla fatturazione elettronica. La correzione passa quindi da un secondo documento, la nota di credito.

Fa eccezione la fattura scartata: se lo SDI la respinge per un errore formale, per il fisco non è mai stata emessa e la nota di credito non serve: la correggi e la rimandi. Come farlo, e in quanti giorni, lo trovi nell'articolo su cosa fare con una fattura scartata.

Quando serve una nota di credito

Le regole stanno nell'articolo 26 del DPR 633/1972, il decreto IVA. I casi che una PMI incontra più spesso:

• Reso o annullamento: il cliente restituisce la merce, oppure il contratto viene annullato, revocato o risolto.
• Sconto o abbuono previsto dal contratto, per esempio il premio di fine anno pattuito con un distributore.
• Errore in fattura: importo sbagliato, IVA più alta del dovuto, cliente sbagliato.
• Fattura non dovuta: emessa due volte, per un lavoro che non hai fatto o a chi non doveva riceverla.
• Cliente in procedura concorsuale, o pignoramento rimasto senza esito: l'IVA della fattura non pagata si può recuperare, con le regole che trovi più sotto.

Il cliente che semplicemente non paga non rientra tra questi casi. Con un credito scaduto, anche da mesi, la nota di credito per riprendersi l'IVA non si può fare finché non c'è una procedura concorsuale o un'esecuzione andata a vuoto. Fino ad allora quella fattura resta un credito da incassare, e lo strumento è il sollecito di pagamento.

Totale o parziale

La nota di credito totale storna l'intera fattura, imponibile e IVA. Si usa quando la fattura non andava fatta, o quando l'errore non si sistema con una differenza, come un cliente o una partita IVA sbagliati. In quel caso fai la nota per tutto l'importo e poi emetti una fattura nuova, corretta.

La nota parziale riduce la fattura solo in parte: tre pezzi resi su dieci, uno sconto, un prezzo più alto di quello pattuito. Indichi l'imponibile da togliere e la relativa IVA, con la stessa aliquota della fattura di partenza.

In entrambi i casi la nota riporta gli stessi dati del cliente e richiama numero e data della fattura originale. Lo SDI la controlla come una fattura qualsiasi, quindi anche una nota di credito può essere scartata. Sulla numerazione hai margine: lo SDI accetta una nota di credito con lo stesso numero di una fattura dello stesso anno, perché nel controllo dei duplicati tiene conto del tipo di documento. Molti preferiscono comunque una serie a parte; scegli col commercialista e poi resta coerente.

Entro quando, e quando recuperi l'IVA

Con la nota di credito recuperi l'IVA che avevi messo a debito con la fattura, entro limiti che cambiano secondo il motivo della variazione.

Per annullamenti, risoluzioni e resi, e per gli sconti previsti dal contratto, l'articolo 26 non fissa un limite di tempo specifico: recuperi l'IVA anche su una fattura vecchia.

Se la riduzione nasce da un accordo arrivato dopo, come uno sconto concesso a posteriori o una transazione su una contestazione, oppure corregge un errore che aveva gonfiato importo o IVA, o una fattura per un'operazione mai avvenuta, hai un anno dall'operazione. Passato l'anno la nota di credito con IVA non si può più fare: lo sconto al cliente puoi ancora riconoscerlo, ma l'IVA versata resta versata.

Per i clienti in procedura concorsuale le regole sono cambiate con il decreto Sostegni-bis (DL 73/2021). Per le procedure aperte dal 26 maggio 2021 puoi emettere la nota di credito dalla data di apertura, senza aspettare che la procedura finisca e anche se non ti sei insinuato al passivo (circolare 20/E del 2021). Per i pignoramenti devi invece aspettare che risultino infruttuosi, per esempio con il verbale da cui risulta che non c'è nulla da pignorare.

In tutti i casi la nota va emessa al più tardi entro il termine della dichiarazione IVA dell'anno in cui si è verificato il motivo della variazione, e l'IVA la recuperi nella liquidazione del mese o trimestre di emissione, o al più tardi in quella dichiarazione. Il cliente che aveva già registrato la fattura deve registrare la nota e restituire l'IVA detratta in più, salvo nel caso delle procedure concorsuali.

Le regole descritte qui sono quelle in vigore a ottobre 2026. Dal 1° gennaio 2027 il DPR 633/1972 lascia il posto al nuovo Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026) e gli articoli cambiano numero.

La nota di debito, quando l'importo sale

Se hai fatturato meno del dovuto, per una voce dimenticata o un'aliquota IVA più bassa di quella giusta, non devi rifare la fattura. Emetti una nota di debito, tipo documento TD05, per la sola differenza, e anche questa passa dallo SDI. L'IVA in più entra nella liquidazione del periodo in cui la emetti. Se l'errore riguarda un'IVA già liquidata e versata in meno, parlane col commercialista prima di procedere.

Errori da evitare

• Rimandare la fattura corretta con lo stesso numero. Se la prima non era stata scartata, lo SDI scarta la seconda come duplicata (codice 00404) e ti serve comunque la nota di credito.
• Fare la nota di credito per una fattura scartata. Quella fattura per il fisco non esiste: va solo corretta e reinviata.
• Stornare con un'aliquota diversa da quella della fattura originale.
• Lasciare aperta la scadenza. Se la fattura resta nello scadenzario per l'intero importo, rischi di sollecitare un cliente per soldi che non ti deve, e la previsione di cassa conta un incasso che non arriverà.

Come ti aiuta Aurea

Aurea emette anche le note di credito e le manda lei all'Agenzia delle Entrate, e per ogni documento ti mostra la notifica di consegna o lo scarto. Ogni fattura crea la sua scadenza e, quando arriva il bonifico, il movimento si abbina alla fattura, così vedi cosa ti resta da incassare. I dettagli sono nella pagina sulla fattura elettronica.