Sollecito di pagamento fac simile: 3 modelli da copiare

Un sollecito di pagamento è il messaggio con cui ricordi a un cliente una fattura scaduta e gli chiedi di saldarla entro una data precisa. Qui sotto trovi tre modelli pronti da copiare e adattare: un primo promemoria cortese, un sollecito più fermo e un ultimo avviso che vale come messa in mora, con la richiesta degli interessi.

Se un cliente paga tardi ogni volta, parti da come prevenire i ritardi e difendere la liquidità.

Quando mandare ogni sollecito

Nessuna legge fissa i tempi dei solleciti. Per la maggior parte delle PMI funziona questa scansione:

• primo promemoria, da 3 a 7 giorni dopo la scadenza, per email;
• sollecito fermo, dopo altri 15 giorni senza pagamento né risposta, per email;
• ultimo avviso con messa in mora, a 30-45 giorni dalla scadenza, per PEC.

Prima di ogni invio controlla il conto: sollecitare una fattura già pagata ti fa sembrare disordinato. Se il cliente risponde con una data, segnatela: se il giorno dopo l'incasso non c'è, riscrivigli subito.

Sulle fatture fra imprese, e fra imprese e Pubblica Amministrazione, gli interessi di mora maturano dal giorno dopo la scadenza anche se non mandi nessun sollecito: lo dice il D.Lgs. 231/2002 (art. 4). La messa in mora scritta resta utile per altri motivi. Interrompe la prescrizione del credito (art. 2943 del codice civile) e mette nero su bianco, con una data certa, che hai chiesto il pagamento. Se un giorno dovrai rivolgerti a un avvocato, partirà da lì.

Cosa scrivere sempre

Ogni sollecito, dal più gentile al più duro, deve permettere al cliente di pagare senza doverti chiedere nulla. Quindi mettici sempre:

• numero e data della fattura, o l'elenco delle fatture se sono più di una;
• l'importo da pagare, che non sempre è il totale della fattura: con la ritenuta d'acconto (la parte che il cliente trattiene e versa al Fisco per te) o con lo split payment (l'IVA che la Pubblica Amministrazione versa direttamente allo Stato) ti spetta meno del totale;
• la scadenza originale;
• IBAN e intestatario del conto, scritti per intero;
• una nuova data entro cui pagare;
• un nome e un recapito a cui rispondere;
• la fattura in allegato, in PDF.

Manda il sollecito a chi paga davvero: il commerciale che ti ha fatto l'ordine spesso le fatture non le vede. Se non sai chi segue i pagamenti, chiedilo con il primo promemoria.

I modelli usano il "voi", come si fa di solito con un'azienda. Se con il cliente vi date del tu, adattali.

Modello 1: primo promemoria cortese

Il tono è leggero, perché nella maggior parte dei casi si tratta di una dimenticanza o di una fattura finita nella cartella sbagliata.

Oggetto: Promemoria fattura n. numero del data

Gentili ragione sociale del cliente,

vi ricordiamo la fattura n. numero del data, di importo euro, scaduta il data di scadenza. Dai nostri conti il pagamento non risulta ancora arrivato.

Se lo avete già disposto, potete ignorare questo messaggio. Altrimenti potete pagare con bonifico a nostra ragione sociale, IBAN IBAN, indicando nella causale "fattura n. numero del data".

Vi alleghiamo una copia della fattura. Per qualsiasi dubbio potete scrivermi o chiamarmi al telefono.

Grazie e buona giornata,

Nome e cognome, azienda

Modello 2: sollecito fermo

Il secondo sollecito fissa una data e chiede al cliente se c'è un problema: se non paga perché qualcosa non va, è il momento di saperlo.

Oggetto: Secondo sollecito, fattura n. numero del data scaduta

Gentili ragione sociale del cliente,

il data del primo sollecito vi abbiamo ricordato la fattura n. numero del data, di importo euro, scaduta il data di scadenza. A oggi il pagamento non ci risulta e non abbiamo ricevuto risposta.

Vi chiediamo di saldare l'importo entro il data, 7-10 giorni da oggi con bonifico a nostra ragione sociale, IBAN IBAN, causale "fattura n. numero del data".

Se c'è un problema con la fattura o con la fornitura, scriveteci subito e lo risolviamo insieme. Senza pagamento o risposta entro quella data, saremo costretti a procedere per vie formali.

Distinti saluti,

Nome e cognome, ruolo, azienda, telefono

Modello 3: ultimo avviso con messa in mora

Questo è un atto formale: va mandato per PEC o raccomandata, con tutti i dati del cliente, e contiene la richiesta degli interessi e dei costi di recupero previsti dal D.Lgs. 231/2002 per le fatture fra imprese.

Oggetto: Messa in mora e richiesta di pagamento, fattura n. numero del data

Spett.le ragione sociale del cliente, indirizzo, P.IVA partita IVA

con la presente vi costituiamo formalmente in mora, ai sensi dell'art. 1219 del codice civile, per il mancato pagamento della fattura n. numero del data, di importo euro, scaduta il data di scadenza e già sollecitata il date dei solleciti precedenti.

Vi intimiamo di pagare entro 15 giorni dal ricevimento della presente:

• l'importo della fattura, pari a importo euro;
• gli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 231/2002, dal giorno dopo la scadenza fino al giorno del pagamento, che a oggi ammontano a importo euro;
• l'importo forfettario di 40 euro per i costi di recupero, previsto dall'art. 6 dello stesso decreto.

Il pagamento va effettuato con bonifico a nostra ragione sociale, IBAN IBAN, causale "fattura n. numero e interessi di mora".

Trascorso inutilmente il termine, agiremo per il recupero del credito senza ulteriore avviso, con le relative spese a vostro carico.

Distinti saluti,

Nome e cognome, ruolo, azienda

Il tasso da usare e un esempio di calcolo sono nell'articolo sugli interessi di mora. Se il cliente è un privato, il D.Lgs. 231/2002 non si applica: togli le righe sugli interessi e sui 40 euro e chiedi al commercialista o a un legale cosa puoi pretendere.

Email o PEC

I primi due solleciti vanno bene per email: arrivano subito e il cliente può rispondere con un clic. Per la messa in mora usa la PEC, la posta elettronica certificata, perché ti serve una prova. La PEC produce una ricevuta di accettazione e una di consegna, con data e ora, e per il Codice dell'amministrazione digitale (art. 48) l'invio via PEC equivale alla notificazione per mezzo della posta. Di un'email normale, invece, il cliente può sempre dire che non gli è arrivata.

Se non hai l'indirizzo PEC del cliente, lo trovi su INI-PEC (inipec.gov.it), l'indice pubblico delle PEC di imprese e professionisti. Se preferisci la carta, la raccomandata con ricevuta di ritorno fa lo stesso lavoro. In tutti e due i casi conserva le ricevute insieme alla fattura.

Errori da evitare

• Partire dalla messa in mora. Come primo contatto rovina un rapporto che magari si sistemava con una telefonata.
• Minacciare e poi non fare nulla. Se scrivi che procederai entro 15 giorni, decidi prima se lo farai davvero, altrimenti il cliente impara che le tue scadenze si possono ignorare.
• Sbagliare l'importo. Chiedere il totale quando il cliente doveva trattenere la ritenuta, o dimenticare una nota di credito già emessa, ti costringe a scusarti e regala altro tempo.
• Non tenere traccia. Annota data e canale di ogni sollecito: se il credito finisce da un avvocato, è la prima cosa che ti chiederà.
• Chiedere gli interessi del D.Lgs. 231/2002 a un privato. Quella legge vale per i rapporti fra imprese e con la Pubblica Amministrazione.

Come ti aiuta Aurea

In Aurea ogni fattura emessa crea la sua scadenza, e quando il bonifico arriva sul conto collegato si abbina alla fattura: prima di scrivere sai quali clienti sono davvero in ritardo. A quelli mandi il sollecito via email con un clic. La messa in mora via PEC resta a te. Come funziona lo trovi nella pagina sui solleciti di pagamento.