Carta di credito aziendale: spese, addebito e ricevute

Con la carta di credito aziendale le spese del mese si accumulano sulla carta e la banca le addebita sul conto corrente tutte insieme, una volta al mese, in un unico movimento. Da qui nasce l'errore più frequente: registrare ogni spesa e poi registrare anche l'addebito, contando due volte gli stessi soldi. Per tenere la carta in ordine devi scegliere un solo modo di registrarla, conservare un documento per ogni spesa e controllare ogni mese che l'estratto della carta torni con l'addebito in banca.

Come funziona l'addebito mensile

Una carta di credito a saldo funziona come un piccolo prestito che dura un mese. Paghi un software, un albergo, il carburante: la società della carta anticipa i soldi e segna la spesa. Alla fine del periodo ti manda l'estratto conto della carta, con l'elenco delle operazioni, e in un giorno stabilito addebita il totale sul conto corrente collegato. Le carte revolving, che ti fanno rimborsare a rate pagando interessi, seguono regole diverse: qui parliamo di quelle a saldo.

Ogni spesa ha quindi due date: quella in cui l'hai fatta e quella in cui i soldi escono davvero dal conto, che può arrivare diverse settimane dopo. Per sapere quanto hai speso in un mese conta la prima. Per sapere quanti soldi hai in banca conta la seconda, ed è quella che deve entrare nella tua previsione di cassa.

La carta ha anche un plafond, cioè un tetto di spesa per periodo. Se lo raggiungi, la carta viene rifiutata finché l'addebito non libera spazio, di solito nel momento meno adatto, per esempio mentre paghi un albergo in trasferta.

Il rischio di contare due volte le spese

Un esempio. A ottobre la carta registra 25 spese per 1.800 euro in tutto: carburante, due abbonamenti software, una cena con un cliente, un volo. A novembre la banca addebita 1.800 euro sul conto.

Se registri le 25 spese come costi e poi registri anche l'addebito da 1.800 euro come un'uscita qualsiasi, i tuoi conti dicono che hai speso 3.600 euro. L'errore è facile perché in banca l'addebito sembra un movimento come gli altri, con una descrizione generica tipo "saldo carta" o il nome del circuito.

I modi corretti sono due, e vanno bene entrambi purché tu ne scelga uno solo:

1. Spesa per spesa. Registri ogni spesa con la sua categoria, partendo dall'estratto della carta. L'addebito mensile in banca diventa un giroconto tra il conto e la carta: estingue il debito verso la carta e non aggiunge costi.
2. Solo il totale. Non registri le singole spese e consideri l'addebito mensile come il costo. È più veloce, però perdi il dettaglio: non sai quanta parte della cifra sono viaggi e quanta software.

Il primo metodo dà numeri più utili, il secondo basta se la carta la usi poco. Il problema nasce quando li mescoli, per esempio registrando a mano le spese più grosse e poi anche l'addebito intero. Perché un giroconto non va contato tra entrate e uscite è spiegato nell'articolo su più conti correnti aziendali.

Ricevute e fatture da tenere

La ricevuta del POS prova che hai pagato, non dice cosa hai comprato. Per ogni spesa ti serve il documento giusto.

• Se compri da un fornitore italiano, chiedi la fattura intestata all'azienda, con la partita IVA. Arriva come fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), il canale dell'Agenzia delle Entrate da cui passano le fatture tra soggetti italiani. Come funziona lo spieghiamo nella guida alla fattura elettronica.
• Per le piccole spese senza fattura, come un parcheggio o un pedaggio, conserva lo scontrino o la ricevuta, e controlla che sia leggibile.
• Conserva gli estratti della carta: collegano le singole spese all'addebito in banca.

Quanto di ogni spesa sia deducibile, e se l'IVA si possa detrarre, dipende dal tipo di spesa e dall'uso che ne fai. Lo valuta il commercialista guardando i documenti, quindi il tuo compito è fare in modo che ci siano tutti.

Abbonamenti e servizi esteri pagati con la carta

Molte spese che finiscono sulla carta sono servizi di aziende estere: software in abbonamento, spazio cloud, pubblicità online, piattaforme per le videochiamate. Queste fatture non passano dal Sistema di Interscambio. Le trovi in PDF nell'area account del fornitore, oppure in una email automatica che nessuno apre.

Per l'IVA non basta conservarle. Quando un'azienda italiana compra un servizio da un fornitore estero, di solito tocca a lei integrare la fattura con l'IVA italiana e mandare all'Agenzia delle Entrate un documento elettronico apposito, che per i servizi ha il codice TD17. Come si fa e cosa controllare lo trovi nell'articolo sulle fatture dei fornitori esteri.

Due attenzioni pratiche. Queste fatture vanno scaricate ogni mese, perché il fornitore non le manda dove le cerca il tuo commercialista. E se il servizio è in dollari o in un'altra valuta, l'importo in euro addebitato sulla carta dipende dal cambio applicato e può includere una commissione, quindi non coincide con la fattura: annota entrambe le cifre.

Come quadrare l'estratto della carta

Quando arriva l'estratto della carta, una volta al mese, fai questi controlli:

1. Il totale dell'estratto deve essere uguale all'addebito che vedi sul conto corrente. Se non torna, cerca prima le spese a cavallo tra due periodi, poi rimborsi e storni.
2. Ogni riga dell'estratto deve avere il suo documento: fattura elettronica, fattura estera in PDF o scontrino.
3. Le righe senza documento vanno chiarite subito, finché chi ha fatto la spesa se la ricorda. Un mese dopo nessuno sa più cosa fosse "XYZ*SERVICES 49,00".
4. I rimborsi del venditore compaiono come righe negative: abbinali alla spesa originale.
5. Il canone della carta e le commissioni sono costi a sé, da registrare come tali.

Se in azienda le carte sono più di una, per esempio una per ogni persona che viaggia o fa acquisti, stabilisci una data entro cui ognuno consegna le ricevute del mese. È la parte del lavoro che si inceppa più spesso, e senza quelle ricevute i controlli qui sopra non si chiudono.

Come ti aiuta Aurea

In Aurea aggiungi le carte di credito aziendali, American Express, Nexi o la carta della tua banca, e scegli come seguirle: spesa per spesa, importando l'estratto della carta, oppure con il solo totale. In entrambi i casi l'addebito mensile in banca non viene contato due volte. Per le fatture dei fornitori esteri, Aurea parte dal PDF del fornitore e prepara l'integrazione da mandare all'Agenzia. Come funziona è spiegato nella pagina sulle carte di credito aziendali.