Documenti da dare al commercialista: cosa serve e cosa no

I documenti da dare al commercialista ogni mese o trimestre sono quelli che lui non può vedere da solo: gli estratti conto di tutti i conti e delle carte di credito, le fatture dei fornitori esteri, le ricevute delle spese senza fattura elettronica, gli incassi che non passano dal registratore telematico, gli F24 che paghi tu, i contratti e i finanziamenti nuovi e i dati del personale. Le fatture elettroniche emesse e ricevute, invece, le trova già nei servizi online dell'Agenzia delle Entrate, se gli hai dato la delega. Sapere cosa sta da una parte e cosa dall'altra ti evita di mandargli cartelle piene di cose che ha già e di dimenticare quelle che gli mancano.

Cosa trova già da solo

Con la delega ai servizi online dell'Agenzia delle Entrate, il commercialista consulta il tuo cassetto fiscale e il portale Fatture e Corrispettivi. Lì trova:

• le fatture elettroniche emesse e ricevute, cioè tutte quelle passate dal Sistema di Interscambio (SDI), il canale dell'Agenzia da cui passano le fatture tra soggetti italiani;
• i corrispettivi telematici, cioè gli incassi giornalieri che il registratore telematico del negozio manda all'Agenzia;
• i versamenti fatti con l'F24 e le relative quietanze;
• le dichiarazioni presentate negli anni.

Dall'8 dicembre 2025 queste autorizzazioni si danno con un'unica delega, che può andare al massimo a due intermediari e scade il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui l'hai data. Se il tuo commercialista ti chiede ancora le fatture elettroniche una per una, verificate insieme che la delega sia attiva. Cosa contiene il cassetto e come si consulta lo spieghiamo nell'articolo su cos'è il cassetto fiscale.

Cosa gli devi portare tu

Quello che non passa dall'Agenzia, il commercialista non lo vede. Queste sono le voci che restano a te.

Estratti conto di conti e carte. Servono gli estratti di tutti i conti correnti aziendali, compreso quello in un'altra banca che usi poco, e quelli delle carte di credito. Il commercialista li usa per registrare incassi e pagamenti e per controllare che i numeri tornino. Se hai più conti, ricordagli quali movimenti sono giroconti tra un conto e l'altro, come spieghiamo nell'articolo su più conti correnti aziendali.

Fatture dei fornitori esteri. Software in abbonamento, pubblicità online, merce comprata da un fornitore di un altro Paese: queste fatture non passano dal Sistema di Interscambio e arrivano in PDF, oppure restano nell'area account del fornitore. Spesso vanno integrate con l'IVA e comunicate all'Agenzia con un documento elettronico apposito, quindi il commercialista deve averle presto. Ne parliamo nell'articolo sulle fatture dei fornitori esteri.

Ricevute delle spese con la carta. Per ogni riga dell'estratto della carta serve un documento: la fattura elettronica se il fornitore è italiano, altrimenti lo scontrino o la ricevuta. Le righe senza documento sono quelle su cui arriveranno le domande.

Incassi che non passano dal registratore. Se vendi online a privati senza fare la fattura, gli incassi vanno annotati nel registro dei corrispettivi e l'Agenzia non li riceve: il commercialista ha bisogno dei totali per giorno e per aliquota IVA, insieme ai report delle piattaforme con cui incassi. Il caso è spiegato nell'articolo su scontrino e corrispettivi per chi vende online.

Gli F24 che paghi tu. La quietanza finisce nel cassetto fiscale, ma se gli F24 li paghi tu dall'home banking, avvisa il commercialista quando lo fai, così sa che quella scadenza è chiusa. Se un F24 è partito in ritardo diglielo subito, perché di solito si può regolarizzare con il ravvedimento operoso.

Contratti e finanziamenti nuovi. Un mutuo, un leasing, un noleggio a lungo termine, un nuovo affitto, una polizza: ogni contratto nuovo cambia le registrazioni e a volte le imposte. Al commercialista servono il contratto e, per i finanziamenti, il piano di ammortamento, che separa la quota di capitale dagli interessi.

Dati del personale. Assunzioni, dimissioni, cambi di orario, presenze, ferie, malattie, straordinari e rimborsi spese del mese vanno a chi prepara le buste paga, che sia il commercialista o un consulente del lavoro, entro la data concordata. Un dato che arriva tardi diventa una busta paga da correggere il mese dopo.

La checklist

La frequenza dipende soprattutto da quella della tua liquidazione IVA, mensile o trimestrale (la differenza è spiegata in liquidazione IVA mensile o trimestrale). Per le buste paga il ritmo è sempre mensile.

Ogni mese o trimestre:

• estratti conto di tutti i conti correnti;
• estratti delle carte di credito, con una ricevuta o una fattura per ogni spesa;
• fatture dei fornitori esteri in PDF;
• scontrini e ricevute delle spese senza fattura elettronica;
• totali dei corrispettivi non trasmessi e report delle piattaforme di incasso online;
• elenco degli F24 pagati da te;
• presenze e variazioni del personale.

Quando capita:

• contratti nuovi, come affitti, leasing, noleggi e assicurazioni;
• finanziamenti nuovi, con il piano di ammortamento;
• acquisti di beni che durano anni, come macchinari, auto e computer;
• assunzioni e cessazioni;
• lettere e avvisi dell'Agenzia delle Entrate o di altri enti.

Non serve mandare, se la delega è attiva: le fatture elettroniche emesse e ricevute, i corrispettivi trasmessi dal registratore telematico, le quietanze degli F24.

Come ridurre il lavoro

Raccogliere i documenti è la parte facile. Il tempo se ne va con le domande che arrivano dopo: "questo bonifico da 1.240 euro cos'è$1", "questa spesa sulla carta a cosa si riferisce$2". Ogni domanda è una email, una ricerca nell'home banking e una risposta che arriva giorni dopo, quando il commercialista è già passato ad altro.

Due abitudini riducono molto questo giro. La prima è fissare una data e un posto: per esempio, entro il 5 di ogni mese tutto quello del mese prima, sempre nella stessa cartella condivisa, con i file chiamati allo stesso modo. La seconda è dare al commercialista un accesso diretto, in sola lettura, a conti, movimenti e fatture già messi in ordine. Così non aspetta la tua cartella, guarda quando gli serve, e le domande le fa sul singolo movimento, dove anche tu trovi subito il contesto per rispondere.

Come ti aiuta Aurea

In Aurea il commercialista ha il suo accesso: trova i conti collegati alle banche, le fatture emesse e ricevute e le quietanze degli F24 prese dal cassetto fiscale, già in ordine, e può farti domande sui singoli movimenti. Per le fatture dei fornitori esteri, Aurea parte dal PDF e prepara l'integrazione da mandare all'Agenzia. Trovi come funziona nella pagina dedicata al commercialista.